Сьогодні:27 September, 2020

В поисках утраченного времени

Весь день отвлекает сотрудников разговорами ни о чем, «залипает» в мобильный телефон, не обращая внимания на клиентов, рассматривает фотографии в Instagram, вместо того чтобы работать, а на справедливые вопросы о результатах отвечает: «Я не успел / Было много задач / Слишком сложно» – вот ходячий кошмар для любого руководителя аптеки. Если это единичный случай, то самый простой выход – уволить. Но когда число скучающих работников начинает расти, пора задуматься. Возможно, проблема в самой организации процессов, в частности в отсутствии эффективного тайм-менеджмента.

«Черные дыры» в работе аптеки

Иногда кажется, что аптека – это зона физических аномалий. Потому что только в научной фантастике можно встретить ситуации, когда для одного сотрудника прошел всего час, а другой в это время прожил целый год и успел сделать всю работу, и даже сверх необходимого. Подобная сцена, кстати, была в фильме «Интерстеллар»: там черная дыра изменила ход времени, и час был равен семи годам.

Почему же у некоторых время буквально утекает сквозь пальцы?
ТОП-10 основных причин выглядит так.

1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах (то есть задачи не ранжируются по важности и первостепенности).
3. Желание слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Чрезмерное внимание к корреспонденции.
6. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
7. Недостатки в разделении труда.
8. Отрывающие от дела телефонные звонки и незапланированные посетители.
9. Неполная, запоздалая информация. 10. Недостаточный контроль выполнения данных поручений.

Примечательно, что популярного в народе «пожирателя» времени – «личной неорганизованности» – в этом списке нет. Как отмечают эксперты по тайм-менеджменту, любой человек может самоорганизоваться и даже окружающих «поднапрячь», когда у него есть хорошая мотивация. Так что невозможность взять себя в руки на рабочем месте скорее говорит о том, что выбранное занятие не слишком значимо и не особо интересно. Решить подобные проблемы можно с помощью эффективных бизнес-тренингов: компания «Агентство Медицинского Маркетинга» уже много лет успешно проводит тренинги и по мотивации сотрудников, и по организации рабочих процессов в фармбизнесе. Но кое-что руководитель аптеки может сделать и своими силами.

Временной патруль

Самый простой способ «залатать черные дыры» в работе аптеки – это составление четких должностных инструкций, в которых есть описание не только того, что нужно делать, но и того, какой результат должен быть по итогам каждого действия на том или ином участке работы.
На основании этих должностных инструкций, а также плановых показателей, к которым стремится команда аптеки, каждый сотрудник должен составлять для себя ежедневные и еженедельные планы. Опять же, планы должны содержать не просто задачи, а конкретные результаты, которые будут получены после выполнения каждой из задач. Важно научить сотрудников мыслить результатами. Следующий шаг – создание единой системы планирования, в которой будут работать все члены команды. Важно: все сотрудники должны понимать эту систему одинаково. Это могут быть бумажные планировщики, компьютерные программы или электронные приложения – все зависит от возможностей и личных предпочтений руководителя. В этом процессе важно понимать, что, кроме составления планов, необходимо проводить их анализ и коррекцию для оперативного исправления ошибок. Поэтому следует внедрить регулярные координации с подчиненными. Это могут быть еженедельные и ежедневные собрания, на которых обсуждается, чего команда хотела достичь и что получила по факту. Как правило, разбираются сложные ситуации: почему они произошли, и что команда теперь будет делать на основании имеющихся данных. И все же практика подсказывает, что не стоит слишком уж дотошно разбирать ошибки сотрудников: никому не понравится чувствовать себя на школьном собрании, когда тебя «отчитывают» перед всем классом. Чтобы поддерживать мотивацию в коллективе на должном уровне, стоит сосредоточиться на решении проблемы и не превращать координацию в бесконечный поиск виноватых по любому мелкому вопросу. Проанализируйте и определите «проблемные участки» и посмотрите, какое правило нужно принять в работе команды, дабы впредь не попадать в подобную ситуацию.

В условиях форс-мажора

У аптечного тайм-менеджмента есть и другая сторона – это «час пик», когда все процессы должны быть доведены до автоматизма, а действия сотрудников – слаженными и верными. Для этого руководителю нужно понаблюдать со стороны за работой аптеки в период образования очередей и найти способы, позволяющие ускорить процесс обслуживания. На что в такие моменты тратится времени больше всего? Возможно, необходимо подключить дополнительного провизора или оптимизировать процесс поиска, сбора и выдачи заказа? Или же поможет запуск специальных акций с целью сместить часть покупателей на менее популярное время для покупок? Конечно, они не «выстрелят» в отношении работающих людей, которые приходят в аптеку после 18.00, но могут «разгрузить» пиковые часы, переориентировав такую обширную категорию покупателей, как пенсионеры и мамочки, особенно в спальных районах. Решение будет зависеть от особенностей конкретной аптеки, но в любом случае стоит потратить время на его поиски, перебирая варианты, пока не будет найден максимально приемлемый. Вот его-то и нужно настойчиво внедрять в аптечную практику.

Ошибки при планировании времени

1. Откладывание решения проблемы на завтра из-за нерешительности и неуверенности в себе. Любая проблема должна решаться сразу.
2. Выполнение работы не до конца. Полезнее эффективно решить две-три проблемы, чем одновременно начинать множество дел.
3. Стремление сделать все и сразу, что приводит к стрессам и развитию неврозов.
4. Попытки сделать все самому, из-за чего затягивается решение тех проблем, которые действительно требуют участия руководителя. «Как правило, сотрудники быстро понимают эту черту в характере руководителя и начинают активно ею пользоваться.
Приходят с печальным видом и разводят руками: “У меня не получается”. На такой случай есть волшебная фраза: “Если Вы не можете справиться со своей работой, то пишите заявление на увольнение”. Работает безотказно – главное повторять ее последовательно и постоянно, и проблема сама отпадет, а сотрудники вдруг станут понятливыми и эффективными», – советует Ксения Романенко, психолог, психотерапевт, руководитель «Школы Ксении Романенко».
5. Неумение правильно распределить функции между подчиненными, в результате чего не только затрудняется решение проблем, но и возникает ненужная конкуренция.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Этот подход может лишить руководителя уважения персонала, вследствие чего управлять им эффективно станет невозможным. Не забывайте, что в конечном итоге за весь процесс и его результаты отвечает именно руководитель.

Большая перемена

Еще одна «серая» область аптечного тайм-менеджмента – это перерывы в работе сотрудников. «Нужно учитывать физиологию человеческого организма, в частности потребность нашего тела в регулярном отдыхе и восстановлении. Оптимальный режим, при котором человек может эффективно работать весь день и при этом не чувствовать усталость, – это 50/10 (50 минут работаем и 10 минут отдыхаем). При этом во время отдыха активность должна быть кардинально противоположной рабочим действиям. То есть, если в течение рабочего времени сотрудник сидел, то во время отдыха неплохо постоять, пройтись или сделать какие-то физические упражнения. Если же это провизор, который активно общается с людьми, то во время отдыха ему лучше побыть наедине с собой, в тишине. Таким образом, универсальных рекомендаций в этом случае нет, однако важно уделять внимание данному факту и понимать, что после 1,5 часов беспрерывной работы у человека начинает снижаться внимание и концентрация, он устает и делает ошибки», – рассказала Людмила Богуш-Данд, учредитель тренинговой компании «Студия управления временем BogushTime».
По словам эксперта, внедрение тайм-менеджмента в аптеке должно происходить постепенно, все изменения планомерно включаются в работу команды. Не нужно стремиться внедрить все и сразу. Ведь для того, чтобы работник привык что-то делать автоматически и новое умение перешло в категорию навыка, руководителю нужно запастись терпением и около двух месяцев контролировать и напоминать о новых правилах, по которым теперь работают в команде.


Гарна стаття, чи не так? Поділіться з друзями!

Facebook