Сьогодні: 5 December, 2020

Квадрат Эйзенхауэра в работе заведующей аптеки

В продолжение темы «Как все успевать заведующей на своем рабочем месте» хочу предложить вам пойти дальше в изучении инструментов, с помощью которых вы действительно сможете легко и свободно расставлять приоритеты не только в своей работе, но и в жизни. И когда у вас появится этот профессиональный навык и вы прекрасно сможете отделять важное от срочного, называть и осознавать приоритеты в текущем периоде работы или жизни, – вы легко станете гуру тайм-менеджмента, настоящим управленцем с большой буквы. Перед вами откроются новые возможности роста и развития в своей профессии.

Я хочу поделиться с вами еще одной парадигмой о тайм-менеджменте, которая гласит, что успеть ВСЕ невозможно, а даже если возможно, то зачастую НЕ НУЖНО. Сегодня мы поговорим о том, как же заведующей отделить важные дела от не важных, срочные от не срочных и важные от срочных. Как же определить качественно, что действительно нужно успеть сделать за день или рабочую неделю?

«НИКОГДА не хватает времени сделать все, но всегда достаточно времени сделать самые важные дела».
Брайан Трейси

В этой статье мы рассмотрим, как заведующей усилить результаты собственной работы и успехи своей аптеки с помощью Матрицы Эйзенхауэра, или Квадрата Эйзенхауэра.

Глоссарий эффективного управленца:
Матрица Эйзенхауэра – это один из методов таймменеджмента для определения приоритетов дел дня или недели. Выглядит Матрица как четыре квадранта, которые получаются при пересечении осей «Важно – Не важно» по горизонтали и «Срочно – Не срочно» по вертикали. Это один из самых известных инструментов управления собой во времени. Еще его называют Матрицей приоритетов.

Сначала я хочу познакомить вас с человеком, который придумал и наиболее точно использовал эту технику в своей жизни и работе. Матрицу приоритетов придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, который пребывал во главе большого государства в течение двух сроков с 1953 по 1961 год. На своей должности он успел сделать очень много. Его жизнь считают одной из самых продуктивных, которую только можно представить. Эйзенхауэр начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернета, освоения космического пространства и мирного использования альтернативных источников энергии. Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию. Кроме того, он занимал пост президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Такие достижения впечатляют, и поэтому до нашего времени изучены все стратегии производительности великого президента. Ведь часто, слыша о грандиозных успехах, в голове возникают вопросы: «Как у него это получилось?», «Как он все это успел?».
Во время изучения стратегий производительности Дуайта ученые выделили самый простой инструмент, который помогал президенту качественно распределять время и быстро принимать решения. И мы его рассмотрим прямо сейчас. Что же собой представляет Матрица Эйзенхауэра? Это квадрат, где одна ось говорит о важности (ценности) дел, а вторая – об их срочности (приоритетности). И в результате пересечения этих осей мы получаем четыре категории списков своих дел:
• важные и срочные;
• важные и не срочные;
• не важные и срочные;
• не важные и не срочные.

Прежде чем перейти к изучению инструмента, необходимо осознавать:
• первое – что это инструмент для краткосрочного планирования, а это значит, что рассматривать в сферах квадранта нужно лишь те дела, которые планируется сделать в течение дня или какого-то небольшого периода;
• второе – важно отметить, относительно чего дела становятся срочные и важные. И в этой статье мы рассмотрим важное и срочное по отношению к работе заведующей, целям аптеки в целом, а в следующей статье – важное и срочное относительно продаж в аптеке, важное и срочное в работе первостольников. Теперь определим, какие дела нужно вносить в каждую сферу Матрицы.

«Самое главное для достижения успеха – это четко поставленная цель. Все остальное – не более чем комментарии к ней».
Брайан Трейси

Важные и срочные дела – те, которые нужно сделать прямо сейчас. Они не терпят никаких отлагательств. Без них все разрушится, и сделать их завтра будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь и обязательно. Это именно те дела, которые нужно автоматизировать в своей работе. Делать с первого раза хорошо и эффективно, чтобы больше к ним не возвращаться. Эти дела важно вовремя замечать, выделять ограниченное время для них, делать временную рамку, за которую нужно выполнить работу, ставить дедлайны.
Примеры важных и срочных дел для заведующей относительно ее целей деятельности: срочно заполнить отчет, ответить по телефону, помочь в сложной ситуации фармацевту, срочно оприходовать товар, выполнить поручение директора.

В теории квадрант важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть – недостатком профессионализма, а часть – форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела – это то важное, что срочным станет в скором времени. Это те дела, которые определяют вектор роста вашего профессионализма и скорость движения к вашим целям. Они находятся в фоновом режиме, но если ими вовремя не заняться, они станут теми самими горящими делами с первого квадранта. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Именно пребывание в этом квадранте делает из заведующей настоящего менеджера и управленца. Умение выставлять приоритеты в этом квадранте и работать согласно им ведет к лучшим результатам деятельности, росту производительности, продаж и успеха аптеки в целом. Эти дела важно всегда планировать и ежедневно к ним возвращаться. В важных и не срочных делах нужна системность действий, вырабатывание привычки ими заниматься. Хорошо ежедневно назначать встречу с этими делами и каждый день к ним возвращаться, уделяя хотя бы 20 минут своего времени. И постепенно научиться выделять таким делам больше времени. Примеры таких дел для заведующей: планирование собственного дня и недели, планирование развития своих подчиненных, оценка полученных результатов аптеки за прошедший день или период, построение отношений с коллегами, начальством, врачами.

«Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет вам что-нибудь сделать с ним сейчас».
Алан Лакейн

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрант попадают дела, никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Это дела, которые важны и срочны для кого-то, для чужих целей, но чтобы человеку добиться результата, ему нужна ваша помощь. И так как в этих делах на первый план выходят чисто человеческие отношения, они кажутся иногда не только срочными, но и очень важными. Но научившись постоянно возвращать себя к вопросам «Для чего я это делаю?», «Как это помогает мне как заведующей добиться успехов в работе аптеки?», «Как это помогает мне как фармацевту повысить продажи аптеки?», вы более спокойно и мудро будете распределять дела в этом квадранте. Примеры таких дел для заведующей аптекой: спонтанные визиты медпредставителей, просьбы коллег, санитарки, идеи подчиненных, неожиданный приход сопутствующего товара. И что с этим всем делать, когда понимаешь, что это сейчас совсем некстати, но это срочно, люди требуют решения от тебя как от главного? В не важных, но срочных делах продуктивно работают превентивные меры, договоренности. Хорошо иметь в своей команде правую руку, первостольника, который может встретить неожиданных гостей в лице медпредставителей и поставщиков и разумно решить с ними вопросы или хотя бы просто передать вам информацию чуть позже. А это уже речь о работе с командой, что относится к квадранту «важные и не срочные дела». Хорошо также вводить некоторые правила во взаимодействия с коллегами и подчиненными, например, когда заведующая предупреждает, что все звонки и просьбы в определенной форме принимает с 9.00 до 10.00. Хорошо отмечать, когда и почему появляются такие дела, и планировать их или делегировать. Важно спокойно относится к этому квадранту, анализировать его и воспринимать как фундамент для своего роста как управленца. В этом квадранте вы также можете «вырастить» своих первостольников в хороших заведующих.
И резюмирую: чтобы справиться с группой дел этого квадранта – важно уметь договариваться.

«Планирование без действий – это мечта. Действия без планирования – это кошмар».
Японская поговорка

«Из желаний богатств не получается. Они получаются из ясного плана действий, основанного на таких же ясных устремлениях».
Наполеон Хилл

Не важные и не срочные дела – это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это пожиратели времени – пустые разговоры по телефону, социальные сети, постоянный просмотр почты и разных мессенджеров. Ваш выбор? Важно: многие начинают заниматься не важными делами, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно – запланировать качественный отдых (это категория «важно, но не срочно») и отдохнуть качественно.
Эти дела забирают не только ваше ценное время, но и много энергии и сил, фокус, концентрацию внимания. Они как мираж – кажется, что приносят много удовольствия, но на самом деле только съедают его качество. В эти дела люди впадают часто из крайностей, когда все достало, скопилось много усталости или непонимания, когда нет четкого плана работы, когда все валится из рук и человек ничего не успевает. Позвольте поделиться своим мнением по поводу того, что делать в каждой ситуации, используя Квадрат Эйзенхауэра:
• когда достало – нужно понять, что именно, и разобраться с этим немедленно – это квадрант «важно и срочно»;
• устали – планировать свой отдых и кофе-паузы заранее, разобраться, какой отдых на рабочем месте больше всего вас наполняет, и спланировать такие минуты – это квадрант «важно, но не срочно»;
• непонимание в работе – поработать над своими компетенциями заведующей или провизора с помощью руководителя, обучения, чтения полезной литературы – квадрант «важно, но не срочно»;
• нет четкого плана на день – выработать в себе привычку составлять такой план – квадрант «важно, но не срочно»;
• когда все валится из рук и вы не успеваете – определить, что именно не успеваете, а что нужно успеть именно вам, подумать, что можете делегировать, – это квадрант «не важно, но срочно», и научиться определять приоритеты в работе и делегировать некоторые дела – квадрант «важно, но не срочно».

«Чтобы выполнить большой и важный труд, необходимы две вещи: ясный план и ограниченное время».
Элберт Хаббард

Когда мы анализировали все квадранты Матрицы Эйзенхауэра, вы заметили, что много раз возвращались к квадранту «важно и не срочно». Именно он и его наполнение влияют на заполнения и организацию дел в трех остальных квадрантах. Ведь именно осознанное целеполагание, планирование, принятие решений, введение приоритетов в свою работу приводит к умению распределять все свои дела и организовывать, таким образом, успешную деятельность своей аптеки. Важно сначала планировать, правильно ставить цели, а потом действовать и ограничивать себя во времени для наилучших результатов. Планирование – это прописывание шагов и действий, которые приведут к желаемому результату. Можете собой гордиться, если квадрант «важно и срочно» будет у вас чаще пустым: это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадранта «важно, но не срочно». Так работают профессионалы! Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри Матрицы Эйзенхауэра, вы высвободите немалое количество дополнительного времени и быстрее придете к поставленной цели. Как этому научиться? Сначала напишите список всех своих дел на день на одном листе бумаги. Дальше – определите фокус дня, на чем сегодня вам важно сфокусироваться. Вспомните свою главную цель в работе. Потом нарисуйте от руки на другом листе квадрат «срочности – важности» и распределите все свои дела на четыре категории.

«Успех зависит от того, как вы реагируете на неожиданные возможности».
Росс Перо

«Успех чаще всего достается не тому, кто все старается спланировать заранее, а тому, кто умеет использовать каждый удобный случай».
Юрий Брайдер

В процессе распределения последите за своими мыслями и сложностями. Осознайте, что сейчас требует наибольшего внимания, и запишите все свои дела по квадрантам.
• Для срочного и важного поставьте дедлайны, временные рамки и сделайте это немедленно.
• Важное и не срочное запланируйте, назначьте себе время для анализа, планирования, усовершенствования своей работы.
• О не важном и срочном договоритесь.
• О не важном и не срочном забудьте. Очень полезно в использовании инструмента Эйзенхауэра не быть категоричным и ежедневно смотреть и видеть свои дела в новом свете. Особенно это касается неожиданных дел, авралов, ЧП, форс-мажоров. Будьте гибкими в своем восприятии, проверяйте, принимайте, старайтесь ловить лучшие возможности для собственного успеха и успеха своей аптеки! Есть еще один важный момент. Следование правилам данного инструмента влечет за собой эффективное использование временных ресурсов. Дело в том, что в Матрице Эйзенхауэра есть определенное процентное соотношение между квадрантами. Соблюдение этого соотношения позволяет использовать время максимально эффективно. Думаю, вам будет интересно узнать это соотношение.
• «Важно и срочно» – не более 15 %.
• «Важно и не срочно» – 50 %.
• «Не важно и срочно» – 30 %.
• «Не важно и не срочно» – не более 5 %.

Это, конечно, всего лишь научный ориентир. Индивидуальная ситуация может быть другой, однако эта формула проверена многими людьми и временем. Что думаете об этом относительно своей ситуации?
Как считаете, какой квадрант у вас наполнен событиями более всего? Что влияет на это?
А как хотите, чтобы ваша Матрица приоритетов выглядела уже неделю спустя?
Что сделаете для этого уже сегодня?

Задание:
• Ежедневно расписывать свои дела по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра.
• Посчитать для себя, сколько рабочего времени вы находитесь в каждом квадранте.
• Нарисовать и прописать свой идеальный Квадрат Эйзенхауэра для одного рабочего дня.

И успехов вам в интересной, многозначимой и многозадачной деятельности! Ставьте себе цели, автоматизируйте текущие дела, создавайте свои Матрицы приоритетов и становитесь ведущими менеджерами на своем рабочем месте!

Олеся СЛОБОДЯНЮК, коуч, член Международной ассоциации коучей и тренеров IPACT; провизор с шестилетним опытом в управлении филиалом аптечной сети.


Гарна стаття, чи не так? Поділіться з друзями!

Facebook


РАП

РАП - https://www.rap.in.ua/